Dateianlagen

Dateianlagen (Attachments) als Anhang (Emails) sind notwendig, selbst sprechend, selbst verständlich oder ergänzende Information. Unnötige Dateianlagen sind zu vermeiden. Mehrere Anlagen sind stets zu bündeln: So wenig als möglich Dateianlagen. Bedenke stets: Der Empfänger einer Email muss damit umgehen.

Sei rücksichtsvoll und bedenke Ordnung, Klarheit, Übersicht. Gute Kommunikation, verstehen und verstanden werden.

Technisch

Anlagenformate (Word, Acrobat, Bild, Video) nicht mischen, bei uns wird dem Format Pdf (Adobe) Vorzug gegeben. Es ist weitgehend kompatibel, vor willkürlichem Eingriff und Abänderung geschützt und vernünftig verarbeitbar. (Ablage, Bearbeitung, Kommentierung, Unterschrift).

Sicherheit ist wichtig. Technisch besonders raffiniert geschützte Dokumente (mit Schreibschutz) sind abzulehnen. Sie stellen das Miteinander eines Dateiaustauschs in Frage. Wer pdf-Dokumente schützt versucht, nicht die Kontrolle über sein Leben zu verlieren (Karl Lagerfeld) und schneidet Empfängern Möglichkeiten ab, sich zu Dokumenten zu verhalten und mit ihnen umzugehen.

Ordnung ist wichtig.  Struktur aber auch. Vermeide eine Vielzahl von Anlagen (z.B. fünf Stück), Formatemixe (Mediamix: zwei pdf, 3 jpg, ein *.doc). Mehrere Anhänge müssen zusammengefasst werden.

Dokumentgröße (= Speicherplatz): Beim Einscannen ist die Auflösung schwarz-weiß mit ca. 200 dpi (nicht Graustufe oder Farbe) vollkommen ausreichend, gescannt in schwarz-weiß (mit 1-bit Auflösung).

Eine A4-Seite hat als Datei nicht mehr als 100 kbit. Unsachgerechte Scans haben zuviel Datenvolumen. Unsere Zustimmung zur Übertragung größerer Datenmengen muss im Ausnahmefall telefonisch erfragt werden. Wir dürfen derartiges zurückweisen.

Weiterführend

Aktualisierung 03.19

#Email

Bestandskunden, Lieferanten + unsere Geschäftspartner akkreditieren sich.  Sie erklären sich mit Regeln zur Kommunikation einverstanden. ‚Du hast ein Recht auf gute Korrespondenz, wir aber auch!‘

Unsere Emailadressen speichere im Adressbuch. Schreibe zielführend und wohlüberlegt. Vermeide Diskussion und Meinung. Dafür reden wir persönlich oder telefonisch. Für Emails gilt das Briefgeheimnis! Gebe unsere Emails und unsere Adressen nicht an Freunde, Bekannte, Andere, Rechtsanwälte, Steuerberater oder den Nutzer einer Wohnung, die wir im Sondereigentum nicht verwalterisch betreuen! Wir entscheiden, mit wem wir elektronisch korrespondieren. So wie Du. Willst du uns als Kontakt empfehlen, verweise auf www.gotthal.de. Beziehe uns nie ungefragt in neue, fremde Zusammenhänge ein und setze uns ungefragt in CCs, etwa um nachts noch schnell an Dritte eine Email zu schreiben, die Dich von Deinen Aufgaben entbindet. Dieses gilt insbesondere für fremde Rechtsbeziehungen von Dir, die wir nicht verwalterisch vertreten.

Danke für Deinen Respekt.

Sei diskret: Wir schützen Deine Daten vor unbefugtem Zugriff. Grundlage ist der Rote Faden, diesen lese und akkreditiere Dich. Wir müssen nicht per Email kommunizieren. Es geht auch ohne.

Emailsperren

Wir beenden elektronische Korrespondenz, der wir nach gewissenhafter Prüfung Deinerseits/unsererseits nicht zustimmen. Zur Klarstellung übersenden wir in solchen Fällen einen #Spamalert. Gegen die Kategorisierung kannst Du die Aufhebung in Zweifelsfällen im persönlichen Gespräch erreichen. Ein Rechtsweg ist ausgeschlossen.

(Dokument) Der roten Faden
(Dokument) Der roten Faden

Links

Aktualisierung 03.24