#Verwalternachweis

Als Verwalternachweis ist der Beschluss über die Verwalterbestellung, das Protokoll der Versammlung oder ein geeigneter Textauszug zu beglaubigen. Unterschriften von 3 Personen:

  1. Der Versammlungsleiter,
  2. der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats in dieser Funktion und als Wohnungseigentümer,
  3. ein weiterer Wohnungseigentümer.

Rechtspfleger beim Grundbuchamt sehen manchmal Eintragungshindernisse, Formfehler werden bemängelt. Der Geschäftswert der Beglaubigung wird mit 3.000,- € vermutet. Hieraus errechnet sich die Kostenote des Notars. Die Kosten trägt die WEG, nicht der Unterschriftsberechtigte. Dieser muss sich ausweisen mit einem Personalausweis oder Reisepass.

Der Notar reicht das Dokument notariell beglaubigt (§ 29 GBO) dem Grundbuchamt ein.

Chili_75Px Der Verwalternachweis ist (ausnahmslos)  zur niedrigsten Blattnummer der Wohnungsgrundbuchblätter, dem Wohnungseigentum Nr. 1 lt. Aufteilungsplan der Wohnanlage hinterlegt. (Handhabung von uns)

Die Kostenrechnung und eine Kopie des Verwalternachweises erhalten wir vom amtierenden Notar. Der Verwalternachweis beinhaltet den Nachweis über den Eingang und den Ablageort des Nachweises. (Eingangsbestätigung Grundbuchamt)

Es passiert, dass der Verwalternachweis zum Grundbuchamt eingereicht wird, das Amt den Eingang bescheinigt und zwei Jahre später zur Frage Stellung nimmt, ob es den Verwalternachweis für gelungen oder unzureichend hält. Alles vorgekommen. Dieses amtliche Verhalten ist zu kritisieren, da ihm die rechtl. gebotene Klarheit fehlt.

Bearbeitung #Verwalternachweis

  1. WEG-Verwalterin versendet Protokoll an Notar
  2. Notar beglaubigt die Unterschrift der Personen 1. bis 3.
  3. Notar ermittelt im elektronischen Grundbuch die Blattbezeichnung der Whg #01 (lt. Grundbuch), sendet beglaubigtes Protokoll an Grundbuchamt mdB um Eingangs- bzw. Erledigungsbestätigung
  4. Grundbuchamt sendet Eingangsbestätigung und Blattbezeichnung der Grundbuchakte, zu der der Verwalternachweis hinzugefügt wird  (zu 3.) an Notar
  5. Notar stellt Kostenrechnung für Beglaubigung, lautend auf die WEG, diese vertreten durch den Verwalter, mit dem Arbeitsnachweis „Verwalternachweis, Deponat“ und sendet Verwalterin Kostenrechnung (Original) und Verwalternachweis (einfache Kopie, Zweitschrift) und Eingangs- bzw. Erledigungsbestätigung des Grundbuchamts
  6. Verwalterin bezahlt Rechnung als sächliche Verwaltungskosten der WEG
  7. Verwalterin archiviert Verwalternachweis (Kopie) in den Verwalterakten, unter einem auffindbaren Aktenzeichen der Verwaltungsakten
  8. Vorgang abgeschlossen (nächstes Erfordernis: Erneute Verwalterbestellung, in der Zwischenzeit: Bei Rückfragen durch Notare zwischendurch Kopien)

Abweichende Bearbeitung Wenn Teile der Unterschriftsberechtigten nicht am Ort der Verwaltung wohnen, sitzen (z.B. bei Verwaltungsbeiräten oder Wohnungseigentümern aus Hamburg, München oder Castrop-Rauxel)

Alles identisch wie oben – Ab lfd. Nr. 2. zunächst Notar auswärts, mit einer Weisung, welcher Notar in Berlin die übrigen Unterschriften abnimmt. Wichtiger Hinweis Wir haben einen festen Berliner Notar im Dienst unserer Verwaltung, er ist beauftragt, den Verwalternachweis zu finalisieren. Das hat den Vorteil, dass niemandem die Welt erklärt werden muss.

Sonderfall: Eine juristische Mindermeinung (Grundbuch Berlin-Pankow) fängt 2022 plötzlich an, diese Praxis in Frage zu stellen. Es übersendet den Verwalternachweis zurück an den Notar und behauptet, nicht das Grundbuchamt, sondern die WEG-Verwalterin sei zur Verwahrung verpflichtet. Dieser Mindermeinung wird fachlich nicht gefolgt, aus weiterführenden Gründen, die hier nicht vertieft werden können.

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Aktualisierung 12.10.23