Dateianlagen (Attachments) als Anhang (Emails) sind notwendig, selbst sprechend, selbst verständlich oder ergänzende Information. Unnötige Dateianlagen sind zu vermeiden. Mehrere Anlagen sind stets zu bündeln: So wenig als möglich Dateianlagen. Bedenke stets: Der Empfänger einer Email muss damit umgehen.
Sei rücksichtsvoll und bedenke Ordnung, Klarheit, Übersicht. Gute Kommunikation, verstehen und verstanden werden.
Technisch
Anlagenformate (Word, Acrobat, Bild, Video) nicht mischen, bei uns wird dem Format Pdf (Adobe) Vorzug gegeben. Es ist weitgehend kompatibel, vor willkürlichem Eingriff und Abänderung geschützt und vernünftig verarbeitbar. (Ablage, Bearbeitung, Kommentierung, Unterschrift).
Sicherheit ist wichtig. Technisch besonders raffiniert geschützte Dokumente (mit Schreibschutz) sind abzulehnen. Sie stellen das Miteinander eines Dateiaustauschs in Frage. Wer pdf-Dokumente schützt versucht, nicht die Kontrolle über sein Leben zu verlieren (Karl Lagerfeld) und schneidet Empfängern Möglichkeiten ab, sich zu Dokumenten zu verhalten und mit ihnen umzugehen.
Ordnung ist wichtig. Struktur aber auch. Vermeide eine Vielzahl von Anlagen (z.B. fünf Stück), Formatemixe (Mediamix: zwei pdf, 3 jpg, ein *.doc). Mehrere Anhänge müssen zusammengefasst werden.
Dokumentgröße (= Speicherplatz): Beim Einscannen ist die Auflösung schwarz-weiß mit ca. 200 dpi (nicht Graustufe oder Farbe) vollkommen ausreichend, gescannt in schwarz-weiß (mit 1-bit Auflösung).
Eine A4-Seite hat als Datei nicht mehr als 100 kbit. Unsachgerechte Scans haben zuviel Datenvolumen. Unsere Zustimmung zur Übertragung größerer Datenmengen muss im Ausnahmefall telefonisch erfragt werden. Wir dürfen derartiges zurückweisen.
Weiterführend
Aktualisierung 03.19